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Fehler beim Wissenstransfer können Projekte zum Scheitern verurteilen. Ein reibungsloser Übergabeprozess hingegen kann den Erfolg von Projekten sogar fördern. Es lohnt sich also Managern und Mitarbeitern Methoden und Tools an die Hand zu geben, mit denen der Wissensaustausch gelingen kann.

Effektiv Kommunizieren

Um sicherzugehen, dass Kollegen und Mitarbeiter Sie richtig verstanden haben, sollten Sie regelmäßig Feedback einfordern. Kommunikation kann nur dann gelingen, wenn beide Seiten involviert sind. Ihr Gegenüber wird sicher dankbar sein, schwierige Sachverhalte ein weiteres Mal erklärt zu bekommen.

Wissen zugänglich machen

In großen Unternehmen mit zahlreichen Teams und hunderten von Mitarbeitern kann wertvolles Fachwissen schnell untergehen. Um aus dem gesamten Wissensschatz schöpfen zu können, ist es deshalb sinnvoll, die Fachgebiete eines jeden Mitarbeiters schriftlich festzuhalten. Eine, allen Mitarbeitern zugängliche Tabelle, kann Projektteams helfen, jederzeit auf diese wertvollen Wissensressourcen zurückzugreifen. Dieses Vorgehen stärkt die Eigenverantwortung, spart Zeit, verbessert die Qualität der Ergebnisse und fördert den fachbezogenen Austausch im gesamten Unternehmen.

Protokollieren

Erinnerungen trügen häufig. Deshalb ist die Dokumentation von Projektübergaben essenziell für deren Erfolg. Ein geordnetes Vorgehen hilft den Mitarbeitern bei der Identifikation offener Punkte:

  1. Wissen wird vom Übergebenden dokumentiert.
  2. Der Übernehmende liest sich die Dokumentation durch, macht Anmerkungen, Kommentare und stellt Fragen anhand des Dokumentes.
  3. Der Übernehmende liest sich diese Fragen durch und bereitet die Antworten vor.
  4. Erst jetzt setzen sich beide zusammen und verwenden die Kommentare, Fragen und Antworten um die Lücken im Dokument zu schließen.
  5. Der Übernehmende führt die übernommene Tätigkeit einmal vollständig durch. Der Übergebende ergänzt das Skript um eventuelle neue Erkenntnisse.

Erst, wenn der Übernehmende die Tätigkeit mindestens einmal selbstständig, ohne Hilfe durchführt hat, kann die Übergabe als abgeschlossen bezeichnet werden.

Zielgruppengerechte Ansprache

Die zielgruppengerechte Ansprache von Mitarbeitern kann Lücken im Wissenstransfer vorbeugen. Den Lernprozess an die unterschiedlichen Bedürfnisse verschiedener Generationen anzupassen, kann den individuellen Lernerfolg steigern. Erfahrungsgemäß bevorzugen jüngere Generationen Webseminare, Online-Videos und interaktives Material – wohingegen ältere Generationen formale Schulungen mit praktischen Einheiten bevorzugen. Einflüsse und Differenzen, die sich negativ auf das Training auswirken, sollten erkannt und eine produktive Umgebung geschaffen werden.

Internationale Differenzen überbrücken

Die Weitergabe von Wissen und Kompetenzen geschieht oft über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg. Ein Projekt, das von einem ausländischen Team übernommen werden soll, birgt Herausforderungen, wie Sprachbarrieren und Zeitverschiebung. Eine gemeinsame Basis für den Austausch zu finden ist unerlässlich und kann durch interaktive Zusammenarbeit und gegenseitiges Beobachten vor Ort, gefördert werden.

Reaktionen richtig deuten

Während einer Gruppenschulung ist es wichtig, auf die Reaktion jedes Beteiligten zu achten. Missverständnisse können so präventiv vermieden und der Lernerfolg maximiert werden. Implizite Signale, wie die Körpersprache, können sich als aufschlussreich erweisen, wenn sie richtig gedeutet werden. Positive Zeichen sind Augenkontakt, Mitschriften und Rückfragen der Teilnehmer. Gesenkte Blicke sowie Ablenkung durch Smartphones und Gespräche mit den Nachbarn sind Hinweise dafür, dass Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer verloren haben. Stellen Sie regelmäßig den Bezug zum Arbeitsalltag der Teilnehmer her, so können Sie das Engagement der Gruppe fördern.

Feedback sollte auf unterschiedlichen Wegen möglich sein, um möglichst viele Teilnehmer abzuholen. Die persönliche Meinung teilt nicht jeder gerne vor der gesamten Gruppe; Viele bevorzugen anonymes, schriftliches Feedback, Andere ein Vieraugengespräch mit dem Referenten.

Übergaben sinnvoll vorbereiten

Ein erster Schritt kann die Planung eines sinnvollen Zeitpunktes und -rahmens für das Training Ihres Nachfolgers sein. Eine Bestandsaufnahme Ihrer Aufgaben und das Zusammenstellen der Projektdokumentationen sind mögliche weitere Maßnahmen. Regelmäßig Unterbrechungen des Programms für Wiederholungs- und Feedbackrunden einzuplanen, kann sinnvoll sein, um Ihren Zuhörer nicht zu überfordern. Der Übergabeplan sollte vor Beginn des Trainings vonseiten des Managements abgesegnet und nach erfolgreichem Abschluss des Trainings von Ihrem Nachfolger unterzeichnet werden.

Dem neuen Mitarbeiter ein erfahrenes Teammitglied als Ansprechpartner zuzuteilen kann die Orientierungsphase vereinfachen. Dieser feste Ansprechpartner kann außerdem als Vorbild und Berater fungieren.

Mithilfe dieser Maßnahmen können Sie guten Gewissens Verantwortung an Ihre Mitarbeiter übertragen und Projekte bei der Übergabe auf Erfolgskurs halten.

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